Software de nómina México 2026: qué debe hacer y cuál elegir
Última actualización: 1 de octubre de 2026 · 11 min de lectura · Equipo mexsaas
Un software de nómina en México debe calcular el ISR, las cuotas del IMSS y el 5% del Infonavit; timbrar cada recibo como CFDI el día que pagas; avisar al IMSS altas, bajas y cambios de salario en cinco días hábiles; y calcular aguinaldo y vacaciones según la Ley Federal del Trabajo. Para una pyme, la elección depende de cuántos empleados tienes y de quién hace hoy la nómina.
En resumen
- El patrón debe entregar un recibo de nómina timbrado (CFDI) en la fecha del pago, según el artículo 99 de la Ley del ISR.
- Altas, bajas y cambios de salario van al IMSS en un plazo no mayor a cinco días hábiles.
- Desde 2023 las vacaciones mínimas son 12 días tras el primer año, con prima vacacional de al menos 25%.
- La jornada máxima baja de 48 horas en 2026 a 40 en 2030, un escalón por año. Tu sistema tiene que seguirle el paso.
- En el directorio hay un plan gratis de nómina hasta 25 empleados y planes por empleado desde $30 al mes, según sus sitios (octubre 2026).
¿Qué tiene que calcular un sistema de nómina en México?
Tres cosas por cada pago: el ISR que retienes, las cuotas al IMSS y la aportación al Infonavit. Si una sale mal, el error se repite cada quincena.
ISR. La Ley del ISR obliga a quien paga sueldos a hacer retenciones mensuales a cuenta del impuesto anual (artículo 96) y a calcular el impuesto anual de sus trabajadores (artículo 97). La misma ley exenta una parte del aguinaldo, la prima vacacional y el reparto de utilidades (artículo 93, fracción XIV). Un buen sistema separa solo la parte exenta de la gravada; si tienes que hacerlo en Excel, no te ahorra trabajo.
IMSS. Las cuotas se calculan sobre el salario base de cotización de cada persona. Cada vez que ese salario cambia, cambia lo que pagas, y el IMSS tiene que enterarse (lo vemos abajo).
Infonavit. La Ley del Infonavit obliga al patrón a aportar el cinco por ciento sobre el salario de cada trabajador y a descontar de su sueldo los abonos de su crédito Infonavit, si tiene uno (artículo 29, fracciones II y III). Si un empleado trae crédito y tu sistema no lo descuenta, la obligación incumplida es tuya, no del empleado.
¿Qué es el recibo de nómina timbrado y cuándo se entrega?
Es el CFDI de nómina: una factura electrónica especial que avala cada pago de sueldo ante el SAT. La Ley del ISR pide expedirlo y entregarlo "en la fecha en que se realice la erogación", es decir, el mismo día que pagas (artículo 99, fracción III).
El SAT lo dice de forma directa en su orientación para trabajadores: tu patrón tiene la obligación de expedirte un comprobante digital del pago de tu nómina, y cada empleado puede consultarlo con su RFC y contraseña. La misma ley dice que ese CFDI puede usarse como constancia o recibo de pago ante la autoridad laboral.
Con los proveedores que cobran por timbre, cada recibo consume uno. Haz la cuenta antes de comprar: la Ley Federal del Trabajo pide pagar cada semana como máximo a quien hace trabajo material y cada quince días a los demás (artículo 88). Con 6 personas pagadas por semana son 312 recibos al año; con las mismas 6 pagadas por quincena, 144.
¿Qué son los movimientos afiliatorios y el IDSE?
Son los avisos que le das al IMSS cuando alguien entra, sale o cambia de sueldo. El IMSS pide presentarlos dentro de un plazo no mayor a cinco días hábiles desde que ocurre el cambio, y se pueden mandar en línea por IDSE con tu e.firma o certificado digital.
En la práctica: si contratas a alguien el lunes, el alta debe estar lista a más tardar el lunes siguiente. Si le subes el sueldo, también va aviso. Un sistema que se conecta con IDSE, o que genera el archivo listo para subir, te quita la tarea más fácil de olvidar. Worky, por ejemplo, lista IDSE entre sus integraciones.
¿Cuántos días de vacaciones y cuánto aguinaldo debe calcular?
Doce días de vacaciones al cumplir el primer año y 15 días de salario de aguinaldo, como mínimo. Son los cálculos que más fallan cuando se hacen a mano.
Vacaciones. La reforma conocida como "vacaciones dignas" se publicó en el DOF el 27 de diciembre de 2022 y rige desde el 1 de enero de 2023. Quedó así: 12 días laborables al cumplir un año, dos días más por cada año hasta llegar a 20, y a partir del sexto año, dos días más por cada cinco años de servicio (artículo 76). La persona tiene derecho a tomar al menos 12 días seguidos y decide cómo reparte el resto (artículo 78). Encima va la prima vacacional, que no puede ser menor al 25% del salario de esos días (artículo 80).
Aguinaldo. El artículo 87 de la LFT dice que se paga antes del 20 de diciembre y que equivale a 15 días de salario, por lo menos. Quien no completó el año recibe la parte proporcional al tiempo trabajado. Tu sistema debe calcular ese proporcional solo, incluido el de quien se fue en agosto.
¿Qué cambia con la jornada de 40 horas?
La jornada máxima baja de forma gradual: 48 horas en 2026, 46 en 2027, 44 en 2028, 42 en 2029 y 40 en 2030. Lo marca el decreto publicado el 1 de mayo de 2026, que ya aparece en el texto vigente de la Ley Federal del Trabajo.
Para la nómina esto importa por tres razones:
- Horas extra. Se pagan al doble (artículo 66). El tope semanal también sube por escalones: 9 horas en 2026 y 2027, 10 en 2028, 11 en 2029 y 12 en 2030. Si se rebasa ese tope, son máximo cuatro horas más por semana y se pagan con 200% más (artículo 68).
- Registro de jornada. La reforma agregó la obligación de registrar en forma electrónica la hora de entrada y salida de cada persona (artículo 132, fracción XXXIV). Las reglas de la STPS que dirán a quién aplica entran en vigor el 1 de enero de 2027.
- Sueldos. El decreto dice que la reducción no puede bajar sueldos ni prestaciones.
¿Maquila de nómina o software propio?
Con software, tú o tu contador capturan incidencias y calculan. Con maquila, un proveedor calcula, timbra y presenta avisos por ti. En los dos casos los empleados siguen siendo tuyos, y la responsabilidad ante el SAT y el IMSS también.
No confundas maquila con subcontratación. Desde 2021 la LFT prohíbe la subcontratación de personal, es decir, que otra empresa ponga trabajadores propios a tu servicio (artículo 12). La maquila es un servicio de cálculo: no te presta gente. Si alguien te ofrece "pasar a tu equipo a su razón social", eso se parece más a la subcontratación que la ley prohíbe; revísalo con tu contador o abogado.
Cuándo conviene cada uno:
- Software si tienes a alguien en administración con tiempo y tu plantilla cambia poco.
- Maquila si nadie en tu negocio sabe de nómina o tienes muchas altas y bajas.
- Mixto si tu contador lleva varias empresas: él opera el software y tú solo apruebas.
En el directorio, Worky y Runa ofrecen software y también maquila de nómina, según sus sitios.
¿Qué software de nómina le conviene a una pyme?
Depende de cuántas personas tienes, de si necesitas calcular o solo timbrar, y de lo que ya usa tu contador. Esta tabla junta las opciones del directorio que hacen nómina, con datos de cada sitio (octubre 2026).
| Producto | Para quién | Precio de entrada | Plan gratis | Soporte |
|---|---|---|---|---|
| Worky (México) | Pymes de 30 o más personas que quieren nómina, IMSS y reloj checador juntos | $30 por empleado activo al mes, más IVA; mínimo 30 empleados | No | |
| Runa (México) | Startups y pymes que empiezan a formalizar su nómina | Plan Pro con cobro mínimo de $500 al mes; precio por empleado y módulo | Sí, hasta 25 empleados | Sin dato |
| Buk (Chile) | Pymes que buscan nómina con portal y app para el equipo | A cotizar según número de colaboradores | Sí (Buk Starter, para mipymes) | Correo, teléfono, WhatsApp |
| Siigo Aspel (Colombia) | Despachos y pymes que ya trabajan con Aspel; la nómina es Aspel NOI | Sin precio público de NOI en nuestros datos | No (tiene prueba gratis) | Teléfono, WhatsApp, chat, correo |
| Contalink (México) | Contadores y despachos que llevan contabilidad y nómina de varios clientes | Desde $590 al mes, plan Start, más IVA; revisa qué plan incluye nómina | Sin dato | |
| FiscalCloud (México) | Quien ya calcula la nómina y solo necesita timbrar recibos | $490 pago único por 50 timbres, vigencia 12 meses | Sin dato (tiene prueba gratis) | Teléfono, WhatsApp, chat, correo |
| Facturama (México) | Pymes que quieren facturas y recibos de nómina en el mismo lugar | Sin precio público en nuestros datos | Sin dato (tiene prueba gratis) | Teléfono |
| Wansoft (México) | Restaurantes que quieren punto de venta, reloj checador y nómina juntos | A cotizar | Sin dato | WhatsApp, teléfono, correo |
Si dudas entre las dos opciones mexicanas que juntan nómina y RH, revisa Runa contra Worky lado a lado.
¿Cuánto cuesta un software de nómina por empleado?
Va de cero a unos cientos de pesos al mes para una pyme chica, pero fíjate en los mínimos: un precio bajo por empleado puede traer un mínimo de empleados que sube la cuenta.
Tres escenarios con los precios publicados (octubre 2026):
- Tienes una fonda con 6 personas. Entras en el plan gratis de Runa (hasta 25 empleados) o en Buk Starter. Si tu contador calcula y tú solo timbras, recuerda que pagar semanal son 312 recibos al año: un paquete de 50 timbres de FiscalCloud te alcanza para dos meses.
- Tienes 3 sucursales y 40 empleados. En Worky serían 40 × $30 = $1,200 al mes más IVA. Ahí pesa más el reloj checador por sucursal que el precio.
- Tienes 12 personas y quieres darles un beneficio. Herramientas como Minu (México) dan adelanto de sueldo y vales desde $12 por empleado al mes, con mínimo de 25 empleados, así que pagarías como si fueran 25. Más opciones en software de beneficios para empleados.
Cómo elegir tu software de nómina
- Cuenta tus recibos al año. Personas × periodos de pago (52 semanas o 24 quincenas). Así sabes si te conviene pagar por timbre o por empleado.
- Pide una prueba de aguinaldo proporcional y vacaciones con alguien que entró a mitad de año.
- Pregunta cómo manda los avisos al IMSS: conexión con IDSE o archivo para subir.
- Revisa que maneje créditos Infonavit y que el descuento salga solo en cada recibo.
- Confirma que ya contempla la jornada gradual (48 horas en 2026, 46 en 2027) y los topes de horas extra de cada año.
- Busca reloj checador o conexión con el tuyo, por el registro electrónico de jornada que viene en 2027.
- Revisa el soporte en diciembre, cuando se juntan aguinaldo y cierre de año. Pregunta por qué canal te atienden.
- Pregúntale a tu contador. Si lleva varios clientes en un sistema, sumarte ahí suele salir más barato.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que timbrar la nómina si solo tengo un empleado?
Sí. La Ley del ISR obliga a quien paga sueldos a expedir el comprobante fiscal en la fecha del pago, sin mínimo de empleados. Con una sola persona, pagar por timbre suele salir más barato que pagar por empleado con mínimos.
¿Cuánto tiempo tengo para dar de alta a un trabajador en el IMSS?
El IMSS pide presentar altas, bajas y cambios de salario en un plazo no mayor a cinco días hábiles desde que ocurren. Para trabajadores del campo el plazo es de siete días hábiles.
¿Cuántos días de vacaciones le tocan a alguien con un año trabajado?
Doce días laborables, con una prima vacacional de al menos 25% sobre el salario de esos días. A partir de ahí suben dos días por año hasta llegar a 20, y después dos días por cada cinco años.
¿La maquila de nómina es lo mismo que el outsourcing?
No. La maquila es un servicio que calcula y timbra tu nómina mientras los empleados siguen siendo tuyos. La subcontratación de personal, donde otra empresa pone trabajadores a tu servicio, está prohibida por el artículo 12 de la Ley Federal del Trabajo desde 2021.
¿Hay software de nómina gratis en México?
En el directorio, Runa tiene plan gratis hasta 25 empleados y Buk tiene Buk Starter para mipymes, según sus sitios (octubre 2026). Revisa qué incluye cada plan gratis antes de mudar tu nómina, en especial el timbrado y los avisos al IMSS.
¿Cómo sé si mi patrón timbró mis recibos?
Entra al portal del SAT con tu RFC y contraseña o e.firma, en la sección de factura electrónica, y consulta tus recibos de nómina. Si no aparecen, el SAT te da canales para reportarlo.
Compara todas las opciones en software para nómina, revisa la categoría de RH y nómina o, si llevas varias empresas, las herramientas para contadores.
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